Jefe de gabinete / responsable de operaciones de comercio electrónico

La empresa y el reto

My Moissanite es una marca premium de joyería online en rápido crecimiento, con una estructura deliberadamente reducida. Trabajamos desde una preciosa oficina en Recoletos, Madrid, que tiene dos balcones con vistas al Palacio de Cibeles.

Nuestro equipo es pequeño: solo el fundador y un desarrollador a tiempo completo. Aun así, rendimos muy por encima de lo que cabría esperar por nuestro tamaño gracias, en gran medida, a la automatización, la inteligencia artificial y combinaciones inteligentes de ambas.

Sin embargo, la realidad es esta: nuestro crecimiento empieza a desbordar nuestra estructura operativa. Gran parte del funcionamiento diario todavía está en la cabeza del fundador, y demasiadas tareas siguen dependiendo de hilos de chat, de la memoria y de seguimientos informales. Necesitamos a una persona con gran autonomía para ocupar el puesto de jefe de gabinete / responsable de operaciones de comercio electrónico, que se desenvuelva bien en un entorno dinámico y ligeramente desordenado y que pueda crear sistemas a prueba de fallos sin frenarnos.

Este no es un puesto puramente operativo, de atención al cliente o administrativo. Sí, te encargarás del flujo operativo diario. Pero, una vez que lo tengas bajo control, una parte importante de tu función será asegurarte de que el trabajo de toda la empresa se registre con claridad, se priorice, se lleve hasta el final y se mejore de forma continua.

Lo que harás realmente

Este no es un trabajo para alguien que quiera ceñirse a un ámbito muy limitado. Tu principal responsabilidad será crear los sistemas, la estructura y la disciplina de ejecución que permitan a la empresa crecer. Aunque al principio te encargarás directamente de parte del trabajo operativo, el objetivo es que te responsabilices del sistema operativo del negocio y, a medida que crezcamos, delegues la ejecución rutinaria en un asistente de operaciones júnior.

• Gestión de proyectos: establecer un sistema compartido para todo el trabajo operativo activo y transversal. Los proyectos, las tareas, los errores, las acciones de seguimiento y las prioridades ya no deben estar dispersos en hilos de chat o notas sueltas, sino en una única fuente de información fiable que todo el equipo pueda consultar, actualizar y usar con confianza.

• Ritmo semanal y visibilidad: dirigir la planificación, la revisión y la elaboración de informes semanales para que los responsables, los plazos, los bloqueos, las tareas atrasadas y los siguientes pasos estén siempre visibles.

• Creación de sistemas y procesos: crear los SOP, las listas de control, los flujos de trabajo y los ritmos operativos necesarios para convertir el caos recurrente en una rutina fiable. Tu éxito se medirá por el grado en que el trabajo se vuelva predecible, documentado y escalable.

• Responsabilidad de las operaciones: al principio, dedicar unas 5–10 horas semanales a gestionar las incidencias de atención al cliente que requieran intervención, la comunicación con los proveedores, el seguimiento de los pedidos, la supervisión de la preparación de pedidos y la gestión administrativa de operaciones. A medida que aumente el volumen, contratarás, formarás y gestionarás a un asistente de operaciones júnior que asumirá la mayor parte de la ejecución diaria.

• Logística y cadena de suministro: supervisar las aduanas, las recogidas, las incidencias en los envíos, las devoluciones y el rendimiento de los proveedores, asegurándote de que los problemas se resuelvan con rapidez y de forma sistemática.

• Organización de la oficina y el inventario: mejorar la gestión de existencias y la organización física para que sea fácil encontrar, controlar y gestionar los materiales de embalaje, los elementos operativos esenciales y el inventario.

Con el tiempo, este puesto debería ir dejando atrás las tareas operativas rutinarias para centrarse en crear sistemas, mejorar la ejecución, gestionar equipos y ayudar a la dirección a mantener la eficiencia de la empresa a medida que crece.

Cómo se mide el éxito en 90 días

Si encajas en el perfil, los problemas se resolverán antes de que se conviertan en un drama. En tus primeros dos o tres meses:

• Habrás liberado por completo al fundador del trabajo operativo rutinario.
• Habrás creado un sistema claro para las tareas activas, los errores, los proyectos y el seguimiento operativo, con responsables, plazos y siguientes pasos.
• Habrás establecido un ritmo fiable de planificación e informes semanales para que quede claro qué está bloqueado, retrasado o en riesgo y cuál es el siguiente paso.
• Habrás documentado los flujos de trabajo clave que el negocio necesita para funcionar sin problemas y habrás conseguido que la organización de la oficina y la gestión de existencias sean mucho más ordenadas y prácticas.

Lo que aportarás

• La experiencia: de 3 a 6 años de experiencia práctica en operaciones de comercio electrónico, logística DTC, operaciones de atención al cliente o en un entorno de startup dinámico similar, además de experiencia real en la creación, gestión o mejora sustancial de un sistema de tareas, proyectos o ejecución dentro de un equipo pequeño.
• Los idiomas: dominio del inglés y del español.
• El dominio tecnológico: te manejas con total soltura con sistemas CRM, software de atención al cliente, sistemas de gestión de tareas, hojas de cálculo, conceptos de automatización y APIs.
• La mentalidad: tienes un fuerte sentido de la responsabilidad, una atención perfeccionista al detalle y un alto nivel de exigencia a la hora de hacer las cosas bien. No esperas a que te digan qué arreglar y te sientes a gusto haciendo avanzar el trabajo que depende de otras personas cuando es necesario.
• Sumarás puntos si cuentas con lo siguiente:
  • Experiencia en gestión (de proyectos)
  • Experiencia en el sector de la joyería o en otros mercados de artículos de lujo
  • Experiencia en coordinación de proveedores
  • Experiencia de trabajo directo con directores ejecutivos, fundadores o desarrolladores
  • Un buen instinto para el diseño de procesos
  • Haber vivido y trabajado en Madrid durante la mayor parte de tu trayectoria profesional

Quién encajará (y quién no)

Te encantará trabajar aquí si eres una persona proactiva, un poco obsesiva y disfrutas de verdad convirtiendo operaciones desordenadas en sistemas bien estructurados mientras mantienes al equipo coordinado y haces que el trabajo avance. Te sientes a gusto gestionando la relación con tus superiores, exigiendo responsabilidades al equipo y encontrando soluciones sobre la marcha.

En lo personal, somos gente relajada, pero nos tomamos muy en serio nuestro nivel de exigencia. Valoramos la velocidad, las ideas inteligentes, la franqueza, un toque de desenfado y hacer lo que haga falta para ganar.

Probablemente odies este trabajo si: necesitas un entorno corporativo muy estructurado, quieres un puesto limitado a la atención al cliente o a tareas administrativas, esperas a que te den una lista de tareas, evitas asumir responsabilidades o te ves sobrepasado con facilidad cuando cambian las prioridades.

La oferta

• Salario: de 38.000 € a 48.000 € brutos al año, en función de tu adecuación al puesto y tu experiencia.
• Vacaciones y festivos: 25 días de vacaciones retribuidas, además de los días festivos españoles.
• Flexibilidad: horario de trabajo flexible centrado en los resultados, además de la posibilidad de trabajo híbrido una vez que las operaciones se estabilicen.
• Impacto y crecimiento: contacto directo con el fundador, una curva de aprendizaje acelerada en una empresa que prioriza la IA y posibilidades reales de avanzar hacia un puesto de operaciones más sénior.

El proceso de contratación

Nos gusta avanzar con rapidez. El proceso es muy sencillo:

1. Solicitud
2. Llamada inicial estructurada
3. Entrevista 1 + prueba práctica
4. Entrevista 2 + prueba de personalidad
5. Referencias
6. Oferta

¿Todo listo para convertir el caos en sistemas bien estructurados y ayudarnos a crecer? Presenta tu candidatura ahora mediante el formulario que aparece a continuación.